Politique de confidentialité

1. Objet

La présente politique explique comment FlowEvent traite les données personnelles dans le cadre de son site internet, de ses pages événementielles, de ses espaces privés et de son application mobile iPhone et Android.

Le responsable du service FlowEvent est Frédéric SCHERPEREEL — FlowEvent, votre point de contact pour les questions relatives au fonctionnement du service et à vos données. L’organisateur de votre événement détermine les informations demandées pour son organisation et les accès accordés aux participants. Vous pouvez contacter FlowEvent à support@flowevent.fr ou par la page d’assistance.

2. Données collectées

Selon les formulaires et modules utilisés, FlowEvent peut collecter notamment :

• les données d'identification, comme le nom, le prénom et l'adresse email ;
• les coordonnées de contact, comme le numéro de téléphone ;
• les informations relatives à l'événement, aux invitations et aux réponses RSVP ;
• les messages, contributions au livre d'or, photos, vidéos et contenus déposés par les utilisateurs ;
• les données techniques de connexion, de sécurité et de navigation.
• les avatars, commentaires et messages vocaux que vous choisissez de partager ;
• les informations RSVP sur les participants : âge, régime alimentaire, allergies, intolérances et besoins particuliers d’accueil ou d’accessibilité, lorsqu’ils sont renseignés ;
• les annonces de covoiturage : ville de départ, horaires, places et messages ;
• les identifiants de session et, pour les notifications mobiles, les identifiants techniques d’installation et de notification associés à votre compte et à l’événement ;
• les informations nécessaires au suivi d’une contribution à une cagnotte, comme son montant, sa référence et son état.

Les informations peuvent être fournies par vous-même ou par l’organisateur qui vous invite. Les champs nécessaires sont indiqués dans les formulaires ; leur absence peut empêcher l’accès au service ou le traitement de la demande correspondante. Ne renseignez des informations sur d’autres participants que si vous êtes autorisé à le faire. Les allergies et besoins d’accessibilité peuvent révéler des données de santé : ne transmettez que les précisions utiles à l’accueil et contactez l’organisateur si vous préférez convenir d’un autre moyen de communication.

3. Finalités du traitement

Les données sont utilisées pour permettre le bon fonctionnement de la plateforme et, selon les cas, pour :

• répondre aux demandes envoyées via le formulaire de contact ;
• créer et administrer les espaces organisateurs, invités et prestataires ;
• gérer les invitations, confirmations de présence, communications et notifications ;
• mettre à disposition les modules de chat, galerie, livre d'or, dress code et cagnotte ;
• assurer la sécurité, la traçabilité et l'amélioration des services.

4. Base légale

La gestion du compte, de l’espace événementiel et des demandes d’assistance sert à fournir le service demandé. La sécurité des connexions et la prévention des abus répondent à l’intérêt légitime de protéger les utilisateurs et le service. Certains éléments, notamment liés aux paiements, peuvent être conservés pour respecter des obligations légales. Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer pour l’avenir en contactant FlowEvent ou l’organisateur.

Le traitement d’informations révélant la santé, comme une allergie ou un besoin d’accessibilité, nécessite un fondement spécifique, notamment votre consentement explicite lorsque celui-ci est applicable. L’autorisation technique donnée à l’appareil pour la caméra, le microphone ou les notifications ne constitue pas, à elle seule, un consentement à tous les traitements de données.

5. Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées selon leur rôle et les besoins du service. Elles peuvent être transmises, dans la stricte mesure nécessaire, à des prestataires techniques ou fonctionnels intervenant pour l'hébergement, l'envoi d'emails ou de SMS, l'anti-spam, la maintenance ou le paiement.

Les messages de salon, annonces de covoiturage, galeries et contributions au livre d’or sont destinés aux utilisateurs ayant accès à ces espaces. Les messages privés sont destinés à leurs interlocuteurs. Les informations d’organisation, notamment les réponses RSVP, sont accessibles aux personnes habilitées à gérer l’événement. Réfléchissez aux destinataires avant de publier un contenu personnel.

6. Paiement et services tiers

Lorsque la fonctionnalité de cagnotte est activée, les paiements sont traités par un prestataire spécialisé. Les données bancaires complètes ne sont pas destinées à être stockées par FlowEvent. L'utilisation de certains modules peut également impliquer des services tiers pour la messagerie, les notifications ou la vérification de sécurité.

• Notifications mobiles : Firebase Cloud Messaging (Google) et, sur iPhone, Apple Push Notification service acheminent les notifications à l’aide d’identifiants techniques. Le contenu d’une alerte peut apparaître sur l’écran verrouillé selon vos réglages. Confidentialité de Firebase et confidentialité Apple.
• Paiements : le module de cagnotte peut ouvrir une page Stripe ou un autre service choisi pour l’événement. Le prestataire affiché lors du paiement applique sa propre politique ; consultez notamment la politique de Stripe.
• Formulaire du site : hCaptcha intervient dans la protection contre les envois automatisés. Consultez sa politique de confidentialité.

Ces prestataires peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen selon leur organisation. Leurs informations de confidentialité décrivent les lieux de traitement et les mécanismes de protection applicables. Vous pouvez demander à FlowEvent les précisions relatives aux prestataires utilisés pour votre événement.

7. Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire à la fourniture du service, à l'organisation de l'événement, à la gestion de la relation client et au respect des obligations légales applicables. Certaines données techniques ou de sécurité peuvent être conservées plus longtemps en cas de nécessité de preuve, de prévention des fraudes ou de protection de la plateforme.

Pour les contenus de l’événement, cette durée dépend aussi de la période pendant laquelle l’espace et ses souvenirs restent disponibles. Pour une demande d’assistance, elle dépend de sa résolution et du suivi nécessaire. Une demande de suppression est examinée pour distinguer les données pouvant être effacées de celles dont la conservation reste nécessaire. Désinstaller l’application ne supprime pas votre compte ni les contenus conservés sur le serveur.

8. Sécurité

FlowEvent met en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les données contre l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération ou la destruction. Malgré ces précautions, aucun système n'offre une sécurité absolue et chaque utilisateur doit également veiller à la confidentialité de ses identifiants.

9. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, toute personne concernée peut demander l'accès à ses données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement ou, lorsque cela est applicable, s'opposer au traitement ou demander la portabilité de ses données.

Pour exercer un droit ou demander la suppression de votre compte, écrivez à support@flowevent.fr en indiquant l’adresse du compte, l’espace ou l’événement concerné et votre demande. N’envoyez pas votre mot de passe. Une vérification de votre identité peut être nécessaire. Le retrait d’un consentement n’affecte pas les traitements réalisés auparavant.

Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL. Les étapes pratiques sont rappelées sur la page d’assistance.

10. Cookies et données techniques

Le site et certains modules peuvent utiliser des données techniques indispensables au bon fonctionnement, à la sécurité des sessions, à la protection contre les abus et à l'amélioration de l'expérience utilisateur. En fonction des outils actifs, des cookies ou technologies similaires peuvent être utilisés pour maintenir une session, sécuriser un formulaire ou faciliter la navigation.

L’application conserve les jetons de connexion et les informations de l’espace sélectionné dans le stockage sécurisé de l’appareil. Certaines pages web ouvertes depuis l’application utilisent également une session web. Les fichiers que vous consultez ou préparez pour un envoi peuvent être mis en cache sur l’appareil.

11. Mise à jour de la politique

FlowEvent peut faire évoluer la présente politique de confidentialité à tout moment afin de refléter les changements de ses services, de ses obligations légales ou de ses pratiques techniques. La version publiée en ligne est celle applicable à la date de consultation.

12. Contact

Contact FlowEvent : support@flowevent.fr. Vous pouvez aussi utiliser le formulaire de contact du site ou consulter l’assistance de l’application.

13. Autorisations de l’application mobile

• Caméra : prendre une photo ou une vidéo que vous choisissez d’ajouter à un événement.
• Photothèque : sélectionner les photos ou vidéos que vous souhaitez partager.
• Microphone : enregistrer un message vocal ou le son d’une vidéo.
• Notifications : recevoir les alertes liées à votre compte et à vos événements.

Vous pouvez refuser ou modifier ces autorisations dans les réglages de votre téléphone ; les fonctions correspondantes peuvent alors être indisponibles. Sur iPhone, ouvrez Réglages, puis Apps, puis FlowEvent ; les alertes se règlent aussi dans Réglages, puis Notifications, puis FlowEvent. Consulter un lieu ou une annonce de covoiturage ne nécessite pas que FlowEvent suive votre position GPS. Si vous ouvrez une application de navigation externe, ses propres réglages et règles de confidentialité s’appliquent.